Was kostet eine Eventagentur? Ein Leitfaden für Firmenvents

Ob Sommerfest, Jubiläum oder Kundenveranstaltung – wer ein erfolgreiches Firmenevent plant, denkt früher oder später über die Zusammenarbeit mit einer Eventagentur nach. Eine der ersten Fragen, die dabei aufkommt: Was kostet das eigentlich? In diesem Beitrag erklären wir, wie sich die Kosten zusammensetzen, worauf Sie achten sollten und warum eine Eventagentur oft mehr spart, als sie kostet.

1. Woraus setzen sich die Kosten für eine Eventagentur zusammen?

Die Kosten für eine Eventagentur hängen stark vom Umfang und der Art der Veranstaltung ab. Hier sind die wichtigsten Faktoren im Überblick:

• Art und Umfang des Ereignisses 

Eine kleine Firmenfeier wird weniger kosten als eine große Konferenz oder ein mehrtägiges Seminar.

• Anzahl der Teilnehmenden

Je mehr Teilnehmende, desto höher die Kosten für Location, Catering und andere Dienstleistungen.

• Location

Die Wahl der Location spielt eine entscheidende Rolle. Ein exklusives Hotel in der Innenstadt wird teurer sein als ein Konferenzzentrum am Stadtrand.

 💡 Kostenrahmen: Ab ca. 500 € oder einem Mindestumsatz (oder einer Kombination aus beidem) bis zu mehreren zehntausend Euro.

• Catering inklusive Getränke

Die Art und der Umfang des Caterings beeinflussen die Kosten erheblich. Ein einfaches Buffet ist günstiger als ein mehrgängiges Menü. Softdrinks sind günstiger als alkoholische Getränke. Die Abstufungen bei Getränken sind in der Regel: Softdrinks, Bier/Wein/Sekt, Longdrinks, Cocktails.

 💡 Kostenrahmen: Je nach Art des Caterings (BBQ, Buffet, Flying Buffet, Dinner á la card oder individuell zugeschnitten)ca. 25-95 € pro Person. Je nach Art der Getränkeauswahl sollten für Getränke ca. 10-40 € pro Stunde pro Person geplant werden.

• Unterhaltung und Technik

KünstlerInnen, DJanes und DJs, RednerInnen und technische Ausrüstung können zusätzliche Kosten verursachen.

💡 Kostenrahmen: Technik ab ca. 1.500 € bei kleinen Events bis zu mehreren zehntausend  Euro bei Großveranstaltungen. KünstlerInnen starten ab ca 300 € und sind preislich nach oben offen, meistens nach Bekanntheit und Nachfrage.

• Personal

Eventmanager/Projektleiter, Projektassistenz,Promotionpersonal, Host/Hostessen, Sicherheitspersonal und andere Mitarbeitende müssen bezahlt werden.

💡 Kostenrahmen: Ab ca. 20€ pro Stunde für Promotionjobs bis zu ca. 90-130 € pro Stunde für Projektleitung.

• Planung und Konzeption

Ideenentwicklung, Locationrecherche, Budgetplanung, Zeitpläne, Sicherheits- und Ablaufkonzepte.

💡 Kostenrahmen: ab ca. 600 € bei kleinen Events bis zu mehreren zehntausend  Euro bei Großveranstaltungen.

• Organisation und Koordination

Kommunikation mit Dienstleistern, Angebotsvergleiche, Vertragsverhandlungen, Vor-Ort-Betreuung.

💡 Kostenrahmen: pauschal oder prozentual – in der Regel 10–20 % des Gesamtbudgets.

Mögliche Kostenpunkte im Detail

Es gibt verschiedene Kostenpunkte, die bei der Beauftragung einer Eventagentur anfallen können. Hier sind einige Beispiele:

• Konzeption und Planung: Die Agentur entwickelt ein individuelles Konzept und erstellt einen detaillierten Plan für Ihr Ereignis.
• Location-Suche und -Buchung: Die Agentur findet die passende Location und übernimmt die Buchung.
• Catering-Organisation: Die Agentur kümmert sich um die Auswahl des Caterings und die Menüplanung.
• Unterhaltung und Technik: Die Agentur organisiert KünstlerInnen, DJs und DJanes, RednerInnen und die notwendige technische Ausrüstung.
• Personalmanagement: Die Agentur stellt qualifiziertes Personal zur Verfügung und koordiniert deren Einsatz.
• Dekoration und Ausstattung: Die Agentur sorgt für die passende Dekoration und Ausstattung der Location.
• Teilnehmermanagement: Die Agentur übernimmt die Einladung, Registrierung und Betreuung der Teilnehmenden.
• Marketing und Kommunikation: Die Agentur unterstützt Sie bei der Bewerbung Ihres Ereignisses.
• Budgetkontrolle: Die Agentur behält den Überblick über das Budget und sorgt dafür, dass die Kosten im Rahmen bleiben.

2. Was kostet ein Event mit einer Agentur? – Beispielhafte Preisübersicht

💡 Hinweis: Diese Preise dienen als Richtwert. Je nach Region, Anspruch und Sonderwünschen können die Kosten variieren.

3. Worauf sollte man bei der Auswahl einer Eventagentur achten?

Bevor Sie eine Eventagentur beauftragen, sollten Sie einige Dinge beachten:

• Definieren Sie Ihre Ziele: Was möchten Sie mit Ihrem Firmenereignis erreichen?
• Legen Sie ein Budget fest: Wie viel Geld möchten Sie ausgeben?
• Vergleichen Sie Angebote: Holen Sie Angebote von verschiedenen Agenturen ein und vergleichen Sie diese.
• Achten Sie auf Transparenz: Die Agentur sollte Ihnen eine detaillierte Aufstellung der Kosten vorlegen.
• Klären Sie die Verantwortlichkeiten: Wer ist für was zuständig?
• Vertrauen Sie auf die Erfahrung der Agentur: Blackbox Events verfügt über langjährige Erfahrung in der Planung und Durchführung von Firmenereignissen.

✅ Erfahrung & Referenzen
✅ Flexibilität & Kreativität
✅ Professionelles Netzwerk
✅ Verlässlicher Projektablauf

4. Fazit: Lohnt sich eine Eventagentur?

Eine Eventagentur bringt nicht nur kreative Ideen und Organisationstalent mit, sondern auch Zeitersparnis und Zugang zu bewährten Dienstleistern. In der Regel verfügen Full Service Eventagenturen wie Black Box Events über ein etabliertes Netzwerk an zuverlässigen Dienstleistenden in Bereichen Catering,  Location, Technik- und Personalagenturen, was oft zu besseren Konditionen, vereinfachten Abläufen und einer höheren Qualität der Leistungen führt. Ein entscheidender Vorteil liegt in der professionellen Abwicklung. Eventagenturen verfügen über das Know-how und die Erfahrung, um auch komplexe Projekte reibungslos zu managen, potenzielle Fallstricke frühzeitig zu erkennen und effiziente Lösungen zu entwickeln.

Die Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Agentur spart wertvolle Zeit und interne Ressourcen, da Experten die gesamte Planung und Durchführung übernehmen – von der ersten Konzeption über die detaillierte Budgetierung und Logistik bis hin zur professionellen Nachbereitung.

Wer sich ein stressfreies Event ohne operative Hektik wünscht und gleichzeitig sicherstellen möchte, dass die Veranstaltung ein voller Erfolg wird, investiert mit der Beauftragung einer Eventagentur sinnvoll in professionelle Unterstützung. Im Idealfall übertrifft das Ergebnis die Erwartungen in Bezug auf reibungslose Abläufe, positive Resonanz bei den Teilnehmenden und die Erreichung der gesteckten Unternehmensziele. Die Agentur wird somit zu einem wertvollen Partner, der nicht nur ein Event organisiert, sondern ein nachhaltiges Erlebnis schafft.

Neugierig geworden?
Wir hoffen, dieser Leitfaden hat Ihnen geholfen, die Kosten einer Eventagentur besser zu verstehen. Wenn Sie Fragen haben oder ein Angebot wünschen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir leben Eventmanagement und freuen uns darauf, Ihr nächstes Firmenevent zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen.