Ob Zoom, Google Hangouts, Lifesize oder das bewährte Skype: Videokonferenzen sind
heutzutage aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. In einer Arbeitswelt, in der
Homeoffice bei 50% der Arbeitgeber zum Standardrepertoire gehört sind virtuelle Meetings oft an
der Tagesordnung. Das Internet bietet ungeahnte und oft noch unerforschte Möglichkeiten für den
Unternehmer von heute, sowohl Kosten als auch Zeit zu sparen, und Videokonferenzen sind an
dieser Stelle ein Vorreiter. Zu teure Flugkosten und überfüllte Bahnreisen gehören der
Vergangenheit an und werden durch einen Mausklick und das positiv resonierende Klingelsignal
einer Videokonferenz ersetzt.
Doch auch diese Münze bringt eine zweite Seite mit sich, die für Neueinsteiger eine
ungeahnte Herausforderung darstellen kann. Ungewollte Reflexionen, schlechte Internetverbindung,
unpassende Ausrüstung oder unzureichende Schulungen können schnell zu Frustration führen. Um
Sie vor diesem Unheil zu bewahren, haben wir Ihnen unter der F L U G – Formel ein Rezept zur
erfolgreichen Videokonferenz kompiliert.
F – Form: Der Raum für Ihre Videokonferenz
Die Form des Raums ist in der virtuellen Welt entscheidend. Hier liegen die tückischsten
Fallen, die häufig selbst auf den dritten Blick nicht auffallen. Die bei großen Firmen oft so beliebten
vollverglasten Räume sind dabei ebenso heikel wie zu viele Fenster, da sie die Nemesis der
Kameraline heraufbeschwören: Reflexionen. Jeder, der schon einmal ein Foto gegen die Sonne
geschossen hat, wird wissen, wie wichtig Licht in der Fotografie ist. Im Bereich des bewegten Bildes
spielt die Reflexion eine ebenso entscheidende Rolle, ähnlich wie die falsche Beleuchtung im Foto
das Videomaterial unnötig verschlechtern kann.
Glaswände und zu große Fenster im falschen Raum und an der falschen
Stelle sind demnach zu vermeiden, um dieses Problem zu verhindern. Sollte ein alternativer Raum
mit mindestens drei schallschluckenden Wänden nicht verfügbar sein, kann dem Problem auch mit
blickdichten Vorhängen und schallabsorbierenden Deckenabgängern entgegengewirkt werden. Auch
die passenden Möbel rundet die visuelle Wirkung das Konferenzraumes ab und verleiht diesem
zugleich, wenn aufmerksam und mit Intention dekoriert, eine eigene persönliche und
identitätstragende Note.
L – LIGHT: Die Lichtverhältnisse bei Ihrer Videokonferenz
Doch nicht nur in der Fotografie spielt das Licht eine entscheidende Rolle. Auch im bewegten
Bild ist es entscheidend, Lichtquellen richtig auszurichten und zu kalibrieren. Der ganze Raum sollte
zwecks adäquater Farb- und Kontrastwiedergabe großzügig ausgeleuchtet sein, damit jeder Gast des
vernünftig an der Konferenz teilnehmen – und wahrgenommen werden kann.
Lichtquellen sollten keinesfalls direkt vor der Kamera bzw. hinter den Meeting Teilnehmern
positioniert sein, da sie Personen ausdunkeln und die Konferenzteilnehmer auf der anderen Seite
der Videokamera blenden.
Hinsichtlich Wandfarbe sollte die Beleuchtung diese komplementieren, was bedeutet, dass
neutrale Töne am besten geeignet sind. Sie lenken die Teilnehmer nicht von der Person ab, haben
keinen negativen Einfluss auf Hautfarbendarstellung und sind, was sie sein sollten: Unscheinbar und
problemlos.
U – UI: Das User Interface zu Ihrer Videokonferenz
Das User Interface ist in diesem Fall die Bilddarstellung der Konferenzteilnehmer, welche
sich nicht direkt im Raum befinden. Die Anzahl und Größe der zu verwendenden Bildschirme hängt
von der Location ab: Im Home-Office und kleineren Büroräumen, den sogenannten Huddle Offices,
reicht oft ein 40 – 50 Zoll Bildschirm aus.
Die genaue, benötigte Größe des Monitors kann jedoch auch einfach selbst berechnet
werden: Dazu nehme man die geplante Entfernung vom vorgesehenen Montageort des Bildschirms
bis hin zum hintersten Sitzplatz im Raum, und teilt die Strecke durch vier, wodurch man die
Minimalhöhe der Montage des Monitors erhält. Diesen Wert möge man dann mit 1.8 multiplizieren,
um die optimale Bildschirmdiagonale zu erhalten.
Beispiel:
Abstand Montage zu letztem Stuhl: 500cm
Minimale Montagehöhe: 500cm / 4 = 125cm
Optimale Bildschirmdiagonale: 125 cm x 1.8 = 225cm
Sind die Räume jedoch von größerer Natur, so bietet es sich an, mehrere Bildschirme zu
installieren. Dies hat den Vorteil, dass verschiedene Funktionen gleichzeitig an das Interface
projiziert werden könnten: Auf dem einen Bildschirm können die Gesprächsteilnehmer und auf die
anderen gemeinsamen Inhalte gezeigt werden. In besonders großen Räumen ist es dank der
heutigen Technologie ebenfalls ratsam, mit einem hochauflösendem Beamer zu arbeiten. Die
Projektionsfläche sollte dabei jedoch weiß sein, damit man alle Farben ideal wahrnehmen kann.
G – Gear: Das Equipment für Ihre Videokonferenz
Damit das virtuelle Meeting jedoch überhaupt stattfinden kann, bedarf es noch der
Videokamera, die auch in Bezug auf den Raum und Zweck der Konferenz mit Bedacht gewählt sein
sollte. Im Home-Office ist eine simple Webcam mit HD-Auflösung und 90° Standardsichtfeld
vollkommen ausreichend. In den Konferenzräumen selbst jedoch verlangen die Verhältnisse
hingegen schwereres Geschütz. Da sich hier häufig mehrere Personen in einem Raum gleichzeitig
aufhalten, ist eine Kamera mit einem Mindestsichtfeld von 120° zu empfehlen, da sie bis zu sechs
Personen nebeneinander präzise erfassen kann.
Die Pan Tilt Zoom Kameras, kurz PTZ – Kameras, sind für diese Aufgabe prädestiniert, da sie
über einen schwenkbaren Kopf verfügen, und eine integrierte Software besitzen, die den Fokus auf
den Sprecher im Raum fokussieren, und auf diesen heranzoomen kann.
Fliegend zum Erfolg: Konferenz als virtuelles Meeting
Mit der FLUG – Formel sind sie gegen alle Herausforderungen des virtuellen Meetings
hervorragend gewappnet. Wichtiger als alles andere ist deswegen eine stabile Internetverbindung.
Denn auch die beste Kamera und der schönste Raum können ohne Verbindung keinen Flug starten.
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Autor: Jannik Drescher
Foto: Pixabay