Wie funktioniert ein digitales Event und wo kann ich es einsetzen?

Digitale Events, komplett oder als hybride Variante, gehören mittlerweile zum Alltag vieler Menschen. Sie sind keine Übergangslösung mehr. Seitdem sowohl die Lernkurve der User als auch der Veranstalter, Dozenten, Speaker, Künstler etc. im Umgang mit digitalen Formaten gestiegen ist, ergeben sich neue Möglichkeiten. Die Erwartungen an digitale Formate sind gestiegen. Die Qualität ist im Durchschnitt zum Glück mit ihr gestiegen. Wir können uns als soziale Wesen auch in digitalen Möglichkeiten austauschen. Auch hier sind besondere Erlebnisse und Gänsehautmomente möglich.

Begriffserklärung Digitales Event

Viele Unternehmen stellen sich jetzt „nur“ noch auf die neue Situation ein. Das bedeutet: Sie sind gezwungen neue Strategien zu entwickeln, etwa wie man Veranstaltungen erfolgreich in die digitale Welt verlegen kann. Es stehen viele technische Tools zur Verfügung, um Veranstaltungen auch online durchführen zu können. Die Herausforderung: Aus vielen Möglichkeiten die passende zu finden und in ein geeignetes Maßnahmenpaket zu schnüren. Das Chaos beginnt oft aber schon bei unterschiedlichsten Begriffen, die verwendet werden.

1. Remote Events

Als Remote Event wird eine Zusammenarbeit auf Distanz, etwa per E-Mail definiert. In der Regel werden Team-Events oder Team-Workshops innerhalb einer Organisation als Remote Events bezeichnet.

2. Virtuelle Events

Bei virtuellen Events existiert zwischen den Teilnehmenden keinerlei physischer Kontakt. 

Hierzu gibt es mittlerweile zahlreiche Eventplattformen. Hier können sich zb. die Teilnehmenden mit personalisierten Avataren in digitalen Räumen bewegen. Inhalte können interaktiv gestaltet werden. Präsentationen und Vorträge können aufgezeichnet und runtergeladen werden. Dieses Format eignet sich insbesondere für Messen oder Produktpräsentationen.

Virtuelle Teambuilding-Maßnahmen möchten Teams miteinander in Verbindung bringen, die physisch nicht am selben Ort sind. Es soll sich so anfühlen als ob Sie in einem Büro zusammenarbeiten oder gemeinsam ein Erlebnis teilen würden. Das virtuelle Event kann helfen, Vertrauen im Team aufzubauen.

3. Online Events

Die Teilnehmenden sollen zusammenkommen. Es geht darum einen gemeinsamen Nenner zu finden und ein Gemeinschaftsgefühl zu entwickeln. Natürlich geht es auch um die Weitergabe von Informationen und Emotionen als Infotainment. Videokonferenzen spielen hier mittlerweile eine große Rolle. Online-Veranstaltungen werden zurzeit von den meisten Menschen als Webinare via Teams, Skype, GoToWebinar, WebEx, Zoom, Webcasts, Web-Briefings, Facebook Live, YouTube Live und Google Hangout wahrgenommen. 

4. Digitale Events

Digitale Events sind interaktive, inszenierte und erlebnisorientierte Ereignisse, die im digitalen Raum (online) mit unterschiedlichsten Plattformen und Tools realisiert werden. In der Regel gibt es hierbei die komplett digitale Variante und die Form des Hybrid Events. Beim Hybrid Event findet ein Teil Live statt und ein Teil digital. Das kann zb auch ein kleines Studio mit Protagonisten sein, deren Podiumsdiskussion nur wenige Gäste vor Ort verfolgen, während hunderte Onlinegäste sich zuschalten. 

Was macht ein digitales Event erfolgreich?

Viele digitale Events werden als Ersatz für fehlende, physisch stattfindende, soziale Interaktion eingesetzt. Das Gespräch am Arbeitsplatz oder beim gemeinsamen Lunch fehlt. Es ist wichtig, Kontakte zu knüpfen, Kontakte zu pflegen, sich über einen anstrengenden Kunden auszutauschen oder zusammen zu lachen. Der Zusammenhalt im Team ist wichtig. Die intrinsische Motivation ist deutlich höher in einem angenehmen sozialen Umfeld. Wie bei jeder Art von Event ist ein durchdachtes Konzept und passender, kreativ verarbeiteter Inhalt der Schlüssel zum Erfolg.

Mehr strukturiertes Entertainment

Etwas anders als bei Live-Veranstaltungen erfordert das digitale Event von den Moderatoren und Referenten ein besonderes Entertainment-Talent um die Teilnehmenden über einen langen Zeitraum an die Übertragung zu binden. Aufkommende Langeweile ist schon bei analogen Veranstaltungen keine Freude, bei digitalen ist sie sehr kritisch, denn gelangweilte Teilnehmende schalten sich einfach per Knopfdruck weg. Deshalb: Fangen Sie schon vor Ihrer digitalen Veranstaltung an, Interessenten an sich zu binden: Etwa in Communities, Foren und Websites, in denen Sie die Bekanntschaft der Teilnehmenden mit Sprechern arrangieren sowie interaktive Spiele und Rätsel implementieren können, um das Interesse an der Veranstaltung selbst zu wecken.

Nutzen Sie die Möglichkeit dabei die Teilnehmenden zu fragen, was sie auf der digitalen Veranstaltung sehen möchten und welche Erwartungshaltung sie haben. Wichtig ist dabei auch zu erklären, welche technische Infrastruktur für eine erfolgreiche Teilnahme am digitalen Event benötigt wird.

• Machen Sie Ihre Veranstaltungen interaktiv.
• Strukturieren Sie Ihr digitales Event transparent.
• Schaffen Sie individuelle Möglichkeiten für Ihr digitales Event.

Interaktive Gestaltung

Wussten Sie, dass virtuelle Teilnehmer normalerweise nur 68 Prozent einer Veranstaltung sehen, die 20 Minuten oder länger dauert? Die Bindung Ihres Publikums ist eine der größten übergreifenden Herausforderungen virtueller Veranstaltungen.

Das liegt daran, dass das Fehlen einer offensichtlichen Körpersprache, der ständige Blick auf uns selbst und die Unfähigkeit, sich zu bewegen, zu einer geringeren Konzentration beitragen. Wenn Sie sich dauerhaft auf virtuelle Veranstaltungen konzentrieren, muss die Steuerung des reduzierten Engagements eine Ihrer obersten Prioritäten sein.

Eine digitale Veranstaltung darf nicht nur eine Frontalbeschallung sein. Es stimmt, dass wir bei Besprechungen über einen Bildschirm tendenziell weniger konzentriert sind, aber es gibt Strategien, die Sie implementieren können, um das Engagement zu verbessern und Ihre virtuellen Zusammenkünfte auf die nächste Stufe zu heben.

Interaktive Elemente sind elementar und werden mittlerweile oft erwartet. Sie können Ihrem Publikum das Gefühl geben, zu Ihrer Veranstaltung beizutragen oder mehr Mitspracherecht bei Diskussionen zu haben. Eine Integration von digitalen Tools wir Miro oder wonderme bietet sich an. Ein digitales Whiteboard, egal in welcher Form ist fast immer von Vorteil. Integrieren Sie etwa online Whiteboards für eine digitale Zusammenarbeit, Workshop oder digitale spielerische Elemente. Hier sind einige Möglichkeiten der Interaktion:

Interaktion für digitale Events: Umfragen

Viele Tools für virtuelle Konferenzen verfügen über Umfragefunktionen, sodass Sie schnell über eine Entscheidung abstimmen können. Das Versenden einer Umfrage ist eine unterhaltsame und einfache Möglichkeit für Mitglieder, schnell Beiträge zu leisten und Entscheidungen zu treffen.

Interaktion für digitale Events: Breakout-Rooms

Wenn Sie Mitglieder in kleinere Diskussionsgruppen einteilen, können Sie tiefere Gespräche und aktivere Redner fördern. Auch wenn einige Mitglieder vielleicht eingeschüchtert sind, ihre Ideen in einer großen Gruppe zu teilen, können intime Breakout-Räume helfen, das Gespräch in Gang zu bringen.

Interaktion für digitale Events: Mitgliedernennung

Bei kleineren Mitgliederversammlungen sollte der Gesprächsleiter bestimmte Mitglieder aufrufen. Es ist wahrscheinlich, dass sie etwas im Kopf haben. Das Aufrufen eines Mitglieds zeigt, dass Sie seinen Beitrag schätzen, und es hat den zusätzlichen Vorteil, dass alle zur Teilnahme ermutigt werden.

Interaktion für digitale Events: Chat-Funktion

Die Ermutigung von Mitgliedern, ihre Gedanken über die Chat-Funktion Ihrer virtuellen Konferenzplattform auszutauschen, ist eine großartige Möglichkeit, Gespräche anzuregen und einen kontinuierlichen Ideenfluss zu ermöglichen.

Die Einbindung dieser interaktiven Elemente kann besonders hilfreich sein, wenn Sie eine große, mehrtägige Veranstaltung wie eine virtuelle Konferenz organisieren. Da eine Konferenz viel mehr Konzentration erfordert, können häufige Gelegenheiten zur Interaktion dazu beitragen, das Engagement Ihrer Mitglieder den ganzen Tag über aufrechtzuerhalten. Interaktives Engagement kann viel dazu beitragen, Ihre Mitglieder an virtuellen Veranstaltungen zu beteiligen. Brainstormen Sie mit Ihrem Team einige Ideen, wie Sie Ihre Mitglieder zur Teilnahme bewegen können.

Die Kommunikation in den Pausen und nach der Veranstaltung sollte ebenso stets beachtet werden. Hier wird das Interesse für die nächste Veranstaltung gelegt. Am bequemsten ist es, die Website der digitalen Veranstaltung und die Communities in sozialen Netzwerken wie etwa LinkedIn zu verlinken. So veröffentlichen Sie alle nützlichen Informationen der digitalen Veranstaltung und erhalten direktes Feedback.

Eine direkte Ansprache der Teilnehmenden gelingt Ihnen aber immer noch am besten mit strukturierter E-Mail-Kommunikation. Nach der Veranstaltung analysieren Sie gründlich, was hat Ihre digitale Veranstaltung gebracht und was können Sie in der Zukunft noch besser machen.

Struktur

Eine der besten Möglichkeiten, um ein nahtloses virtuelles Erlebnis zu gewährleisten, ist eine umfassende Planung und Organisation. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Meet-and-Greet oder eine große Konferenz planen, wenn Sie bewusst organisiert bleiben, können Veranstaltungen jeder Größe reibungsloser ablaufen.

Bei virtuellen Veranstaltungen kann es für Mitglieder schwieriger sein, sich ein Bild davon zu machen, wie die Veranstaltung verlaufen wird oder was genau sie erwarten können. Das Setzen klarer Erwartungen vor einer Veranstaltung kann Ihren Mitgliedern helfen, sich vorbereitet und aufgeregt darauf einzulassen.

Strukturen bei digitalen Events: Tagesordnung

Erstellen Sie eine Tagesordnung. Skizzieren Sie, wie die Veranstaltung ablaufen wird, was Sie abdecken möchten und welche Art von Aktivitäten Sie für Ihre Mitglieder auf Lager haben. Versenden Sie Ihre Agenda vor Beginn der Veranstaltung, damit die Mitglieder die Möglichkeit haben, sie einzusehen.

Strukturen bei digitalen Events: Technologie Check

Testen Sie jede Technologie im Voraus. Wenn Sie Ihrer Veranstaltung interaktive Elemente hinzufügen möchten, ist es eine gute Idee, vor der eigentlichen Veranstaltung einen Testlauf durchzuführen. Auf diese Weise müssen Sie keine Fehler beheben, während Ihr Publikum wartet.

Strukturen bei digitalen Events: Agenda

Senden Sie relevante Informationen im Voraus. So wie Sie Ihre Agenda im Voraus senden möchten, sollten Sie auch alle relevanten Materialien anhängen, auf die Sie sich beziehen, damit sich Ihre Mitglieder angemessen vorbereiten können.

Weiterführende individuelle Möglichkeiten schaffen

Sorgen Sie für weitere Möglichkeiten der Kommunikation untereinander und der Bindung aneinander sowie der Vermittlung von Expertise. Dies hilft Kunden konkret mit Herausforderungen weiter und stellt hilft dabei, Vertrauen zu den ExpertInnen aufzubauen.

E-Learning-Kurse

Geben Sie Ihren Kunden, Mitarbeitern oder Mitgliedern Zugang zu relevanten E-Learning-Kursen, die zukünftige Veranstaltungen ergänzen könnten.

Webinare

Bieten Sie an, Aufzeichnungen von Webinaren oder Meetings an Ihre Kunden,Mitarbeiter oder Mitglieder zu senden, damit sie sie ansehen können, auch wenn sie es nicht zum Live-Event schaffen konnten.

Podcast- oder Buchempfehlungen

Lassen Sie Ihre Mitglieder Podcasts oder Bücher vorschlagen, die für andere von Interesse sein könnten.

Abschließend haben wir einige Vor- und Nachteile von digitalen Events dargestellt, die immer dabei helfen sollten, besser zu planen oder zwischen digitalem, hybriden oder rein physischem Eventformat abzuwägen.

Welche Vor- & Nachteile haben digitale Events?

Virtuelle Veranstaltungen bieten unzählige Vorteile für Komfort und Zeiteffizienz. Remote-Meetings können viel Fahrzeit sparen, sind zudem im Durchschnitt ökologisch nachhaltiger und können für zb nicht anwesende Mitarbeitende aufgezeichnet werden. 

Nicht nur im Business-to-Business-Bereich sind interne und externe Veranstaltungen unverzichtbar. Sie sind in der Regel ja ein fester Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Und wenn eine Präsenz-Kommunikation nicht möglich ist, dann sorgen digitale Events für Abhilfe. Der Trend geht dabei übrigens eindeutig in Richtung zu weniger Produktpräsentation und hin zu mehr nützlichem Content- und Experten-Wissen. Digitale Events sind nicht nur als Ersatz zu verstehen, sondern auch in Zukunft als eine weitere Möglichkeit des Zusammenkommens und des Zusammenarbeitens von Menschen zu verstehen.

Vorteile von digitalen Events

• Komfort: Wenn Sie sich virtuell treffen, können sich Ihre Mitglieder überall und jederzeit online verbinden. Ihre Mitglieder werden die Flexibilität zu schätzen wissen, die virtuelle Meetings bieten, und Sie werden möglicherweise sogar eine Zunahme der Teilnahme feststellen, da es für Mitglieder viel einfacher ist, sich einzuloggen als zu pendeln.
• Größere Vielfalt: In der Vergangenheit war die Teilnahme an Vereinsveranstaltungen möglicherweise durch die Fähigkeit jedes Mitglieds, zu reisen, Unterkunft zu bezahlen oder sich von der Arbeit freizunehmen, eingeschränkt. Mit virtuellen Veranstaltungen können Sie eine größere geografische, finanzielle und soziale Vielfalt erreichen. Mehr Vielfalt sorgt für eine größere Vielfalt an Ideen, weil jeder etwas anderes mitbringt.
• Mehr Effizienz: Weil virtuelle Events tendenziell kürzer sind, sind sie auch produktiver. Obwohl Sie vielleicht weniger Zeit damit verbringen, sich mit Smalltalk zu beschäftigen, können Sie schneller zum Wesentlichen kommen. Auf diese Weise maximieren Sie Ihre Zeit während der Veranstaltungen wirklich.
• Eine sehr hohe Reichweite des Internets ermöglicht eine unbegrenzte Kapazität Ihrer Veranstaltung und das weltweit.
• Genaues Kennenlernen von Teilnehmenden und Referenten durch intensiviere Zusammenarbeit möglich.
• Kostengünstig, da die Veranstalter und Teilnehmenden kein Anreise- und Unterbringungskosten sowie Verpflegungskosten tragen müssen.
• Mit dem Wegfall von An- und Abreise kann Zeit gespart werden.
• Bessere Bewertungsmöglichkeiten für die Nachbereitung von Themen, Speakern, Sessions, etc.
• Neue kreative Anstöße durch moderne digitale Formen der Zusammenarbeit und Ideenfindung

Nachteile von digitalen Events

• Die Grundvoraussetzung für ein digitales Event ist die Technik. Sie kann zum Störungsfaktor werden (Verbindungsgeschwindigkeit, falsche Einstellungen, IT-Richtlinien beim Unternehmen etc.). Damit virtuelle Events reibungslos ablaufen, benötigen alle Ihre Mitglieder Zugang zu einem zuverlässigen Computer und WLAN, und Sie brauchen einige technisch versierte Teammitglieder. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter vor, damit sie wissen, wie sie Fehler beheben können, wenn ein technisches Problem auftritt.
• Fehlender persönlicher Kontakt schafft weniger Vertrautheit und Emotionen sowie das Gemeinschaftsgefühl sind schwerer zu vermitteln. Virtuelle Treffen bedeuten, dass Sie den Smalltalk verlieren, der oft zu starken Arbeitsbeziehungen zwischen den Mitgliedern beiträgt. Da Sie keine Kollegen auf dem Flur treffen oder nach einer Konferenz die Möglichkeit haben, gemeinsam zu essen, ist es schwieriger, so viel Beziehung zu anderen Mitgliedern aufzubauen.
• Bei weltweiter digitaler Veranstaltung muss die globale Zeitverschiebung berücksichtigt werden.
• Die Aufmerksamkeit und die Kreativität können sich oft nicht so entfalten, wie es an einem besonders inspirierenden Ort funktioniert hätte, da man sich immer noch in seiner gewohnten Umgebung etwa seines Arbeitsplatzes befindet.
• Wie bereits erwähnt, kann sich ein virtuelles Treffen auch negativ auf das Engagement und die Konzentration der Mitglieder auswirken. Aus diesem Grund erfordern virtuelle Veranstaltungen möglicherweise etwas mehr Planung, um alle einzubeziehen.

Zusammenfassung

Digitale Events haben mittlerweile enorm an Bedeutung gewonnen. Die technischen Möglichkeiten sind vielfältig und bieten bereits heute eine solide Infrastruktur für eine erfolgreiche Durchführung von unterschiedlichsten Arten von Veranstaltungen. Allerdings erfordert es enormes Fachwissen und Fertigkeiten eine Veranstaltung, eine Messe oder eine Preisverleihung digital zu planen und durchzuführen. Jede Art von Veranstaltung, ob vor Ort oder digital, hat ihre Vor- und Nachteile.