Hierzu empfehlen wir unseren Blogbeitrag: Change Management – 8 Phasen für einen erfolgreichen Unternehmenswandel zu lesen.

Obwohl es manchmal als die weiche Seite des Wandels bezeichnet wird, ist das Management der Personenseite eines Wandels oft die herausforderndste und kritischste Komponente einer organisatorischen Transformation. Denken Sie zum Beispiel an eine eine Fusion zwei Partner. Die technische Seite der Änderung ist sicherlich komplex. Sie müssen die finanziellen Vorkehrungen für das Geschäft ausarbeiten, Geschäftssysteme integrieren, Entscheidungen über die Struktur der neuen Organisation treffen und vieles mehr. Die Einbeziehung von Mitarbeitern und die Teilnahme an der Fusion können jedoch den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. 

Woran liegt das? Mitarbeiter müssen ihre Arbeit auf einmal anders ausführen. Sie müssen sich wieder neu anpassen und eventuell etwas neues lernen. Das Ausmaß, in dem sie ihr Verhalten ändern und neue Prozesse einführen, hat erhebliche Auswirkungen auf die Initiative. Aus diesem Grund kann die weiche Seite des Wandels die härtere Seite des Wandels sein. Zum Glück kann ein strukturierter Ansatz zur Bewältigung der Personenseite des Wandels einen großen Einfluss auf den Gesamterfolg haben.

Digitalisierung bedeutet Change Management

Change Management ist die Anwendung eines strukturierten Prozesses und einer Reihe von Tools, um den Mitarbeiter als einzelnes Individuum im Prozess des Wandels zu sehen und ihn dabei zu begleiten. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter damit nicht allein. Nur so kommen Sie an Ihr Ziel und optimieren Abläufe, Ergebnisse und das Zusammenspiel einzelner Arbeitsgruppen. Letztendlich konzentriert sich das Änderungsmanagement darauf, wie Menschen dabei unterstützt werden können, Änderungen in ihrer täglichen Arbeit vorzunehmen, zu übernehmen und zu nutzen.

Wie digital ist Ihr Unternehmen? Reagieren Sie auf die Herausforderungen der Digitalisierung? Diese Fragen dürften wohl in den meisten Unternehmen gestellt und diskutiert worden sein. Doch sind diese Fragen bei Ihnen zufriedenstellend beantwortet worden? Wenn nicht, dann sind Sie nicht alleine. Denn auf Digitalisierung zu reagieren bedeutet, alte Muster aufzubrechen und neue Prozesse zuzulassen. Dafür braucht man ein umfassendes Change-Management und ein ganzheitliches Konzept. Es ist nie zu spät, damit anzufangen.

 Digitalisierung bedeutet Effizienz

Jeder, der sich mit der Digitalisierung im eigenen Unternehmen auseinandersetzt, der weiß, dass es nicht damit getan ist, die Homepage zu optimieren oder die Mitarbeiter in einen SEO-Workshop zu schicken.

Es geht vielmehr darum, Prozesse zu digitalisieren, um sie effizienter zu machen. Dabei kommt man um den Begriff Change-Management und den damit verbundenen Veränderungen kaum herum. Das Unternehmen digital fit zu machen, ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe, die gut geplant und durchdacht sein will. Es ist ein fortlaufender Prozess, der jederzeit überprüft und angepasst werden kann und soll.  

Beachten Sie die Phasen des Change Management Prozesses und prüfen Sie, in welcher Phase Sie sich gerade befinden. 

Während der Phase 1 des Change Management Prozesses – Vorbereitung des Ansatzes fragen und antworten wir:

Was versuchen wir zu erreichen?

Wer muss seine Arbeit anders machen und wie?

Was braucht es, um Erfolg zu haben?

In Phase 2 – Verwalten von Änderungen fragen und antworten wir:

Was werden wir tun, um Menschen vorzubereiten, zu unterstützen und einzubeziehen?

Wie machen wir uns?

Welche Anpassungen müssen wir vornehmen?

Und während der Change Management Phase 3 – Nachhaltige Ergebnisse fragen und antworten wir:

Wo sind wir jetzt? Sind wir schon fertig?

Was ist erforderlich, um sicherzustellen, dass das Wechselgeld haftet?

Wer wird Verantwortung übernehmen und Ergebnisse aufrechterhalten?

Hilfe von außen… 

… ist auf jeden Fall sinnvoll. Lassen Sie Profis ran und entwickeln Sie zusammen eine Strategie. Der Change-Management-Prozess ist ein komplexer Vorgang und in jedem Unternehmen ein klein wenig anders. Mit externer Hilfe verhindern Sie, die typischen Fehler gleich am Anfang zu machen und erhalten gleichzeitig einen frischen externen Blick auf Ihr Unternehmen.  

Vom Kunden aus denken 

Der Kunde ist nicht nur König, sondern auch Konsument und dieser mag es unkompliziert. Der Digitalisierungs-Prozess sollte also darauf abzielen, den Kunden bestmöglich an Ihr Produkt heranzuführen und zu informieren. Das kann allerdings auch schnell nach hinten losgehen, wenn Sie an den Bedürfnissen Ihrer Kunden vorbei digitalisieren. 

So sind zum Beispiel heute sehr viele Senioren kompetent im Netz unterwegs. E-Mails schreiben und online einkaufen ist für die Ü-70-Generation kein Problem. Sollte sich also Ihr Produkt an diesen Kundenkreis richten, wäre eine Optimierung des Onlineshops für Seniorenbedürfnisse ein sinnvoller Prozess. Übersichtlichkeit und große Darstellungsformen auf dem Screen wären hier ein guter Anfang.

Warum brauchen wir Change Management?

Es gibt zahlreiche Gründe, ein effektives Änderungsmanagement sowohl für große als auch für kleine Unternehmen einzusetzen. Hier sind drei Hauptgründe:

Organisatorische Veränderungen finden jeweils für eine Person statt

Das Ignorieren der Personenseite von Veränderungen ist kostspielig

Change Management erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit

Das gesamte Unternehmen einbeziehen

Change-Management bedeutet, die Strukturen und Anpassungen in Ihrem Unternehmen ganzheitlich anzugehen. Strategien und Prozesse sollten alle Abteilungen umfassen, um inhaltliche Veränderungen möglichst zielgerichtet und aus einem Guss zu verändern. Daher sollten die einzelnen Abteilungen jeweils nicht einen eigenen Weg gehen. Denn letztendlich wird die Digitalisierung jeden Bereich umfassen. Die Vorstellung, dass die IT-Abteilung mal vorbeischaut und einige Geräte erneuert, wäre nicht nur antiquiert, sondern auch falsch. Es geht hier vielmehr darum, neue Tools sinnvoll einzuführen und den Mitarbeitern zugänglich zu machen. Zu viel auf einmal oder zu kompliziertes kann schnell zu Überforderung oder Ablehnung führen. 

Permanente Weiterbildung gehört dazu – fortlaufender Wandel und Optimierung ist eine Einstellung

 Daher sollten alle Mitarbeiter regelmäßig fortgebildet werden. Denn jeder Mitarbeiter ist nur so gut, wie das Tool, das er benutzt – und umgekehrt. In der Unterschiedlichkeit der einzelnen Abteilungen zeigt sich dann auch, wie vielseitig sich die Digitalisierung im Unternehmen darstellen kann. Digitalisierung bedeutet stetige Veränderung. Mitarbeiter sollten hier an die Hand genommen werden. Fortbildung bedeutet eine zeitliche und finanzielle Investition – doch wer nicht investiert, wird von der Digitalisierung irgendwann abgehängt.

Organisatorische Veränderungen finden jeweils für eine Person statt

Veränderungen sind nur aus organisatorischer Sicht leicht zu überlegen. Wenn Sie eine Fusion oder Akquisition in Betracht ziehen, konzentrieren Sie sich möglicherweise auf die Finanzstrukturierung, die Daten- und Systemintegration sowie Änderungen des physischen Standorts. Organisatorische Änderungen jeglicher Art treten jedoch jeweils für eine Person auf. Organisationen ändern sich nicht, Menschen tun es. Es ist die kumulative Wirkung einer erfolgreichen individuellen Veränderung, die eine erfolgreiche organisatorische Veränderung bewirkt. Wenn Einzelpersonen keine Änderungen an ihrer täglichen Arbeit vornehmen, führt eine organisatorische Transformation nicht zu Ergebnissen.

Ignorieren Sie niemals, wenn sich Mitarbeiter nicht abgeholt fühlen

Das schlechte Management oder Ignorieren “des Menschen” in Veränderungsprozessen hat viele Konsequenzen:

Die Produktivität nimmt länger als nötig in größerem Maßstab ab

Manager sind nicht bereit, Zeit oder Ressourcen aufzuwenden, die zur Unterstützung der Änderung erforderlich sind

Wichtige Stakeholder erscheinen nicht zu Besprechungen

Die Lieferanten spüren die Auswirkungen und sehen die durch Veränderungen verursachten Störungen

Kunden spüren negative Auswirkungen einer Änderung, die für sie unsichtbar sein sollte

Die Moral der Mitarbeiter leidet und es kommt zu Spaltungen zwischen „uns“ und „ihnen“

Stress, Verwirrung und Müdigkeit nehmen zu

Wertvolle Mitarbeiter verlassen die Organisation

Achten Sie permanent auf die Grundstimmung in solchen Prozessen. Nutzen Sie Tools wie regelmäßige Standups, um Stimmungen aufzufangen. Geben Sie Mitarbeitern das Gefühl, Fragen loswerden zu können. Kündigen Sie immer an, was Sie vorhaben und holen Sie einzelne Personen individuell ab. So entsteht keine schlechte Grundstimmung, die den Prozess verlangsamt. 

Change Management-Rollen

Der Change Begleiter oder Coach oder Trainer ist wie der Regisseur des Stücks, das hinter den Kulissen arbeitet, um den Schauspielern die Möglichkeit zu geben, auf der Bühne zu stehen. Er arbeitet an der Entwicklung der Change Management-Strategie und -Pläne und unterstützt und rüstet Führungskräfte und Personalmanager aus, um ihre einzigartigen, mitarbeiterorientierten Rollen zu erfüllen. Untersuchungen zeigen beispielsweise, dass Mitarbeiter es vorziehen, organisatorische Botschaften über Veränderungen von Führungskräften an der Spitze ihrer Organisation zu erhalten. Und sie ziehen es vor, von ihrem direkten Vorgesetzten Nachrichten über die Auswirkungen der Änderung auf ihre tägliche Arbeit zu erhalten.

Die Aufgabe des Praktikers besteht darin, Schlüsselleitern und Personalmanagern die Möglichkeit zu geben, diese und andere Rollen, die den Mitarbeitern gegenüberstehen, effektiv auszuführen. In Zeiten des Wandels entscheidet die Effektivität von Führungskräften und Personalmanagern in diesen kritischen Rollen darüber, ob ein Projekt oder eine Initiative erfolgreich ist oder nicht.

Digitalisierung bleibt die Zukunft 

Das Klingt nicht nur wie ein markiger Werbeslogan – es ist auch eine ökonomische Herausforderung. Es ist aus heutiger Perspektive kaum vorzustellen, dass wir in der Zukunft auf digitale Gewohnheiten – wie Onlineshopping oder das Navi im Handy – irgendwann wieder verzichten werden. Gleiches gilt natürlich für digitale Prozesse in Unternehmen. Einige werden wieder verschwinden, viele sich diversifizieren: ein offener Prozess ohne Ende. Change-Management wird daher ein ständiger und notwendiger Begleiter werden. Je früher man sich damit vertraut macht, desto besser.

Wie Sie erfolgreiche Veränderungen bewirken können

Was können Sie tun, um ein effektiverer Change Leader zu werden? Beginnen Sie mit der Anwendung des Änderungsmanagements in Ihren Projekten und bauen Sie die Kompetenzen für das Änderungsmanagement in Ihrer Organisation auf. Dies sind die ersten Schritte, um sicherzustellen, dass Projekte ihre beabsichtigten Ergebnisse liefern.

Die menschliche Seite des Change Prozesses ist nicht die weiche Seite des Wandels, sondern die härtere Seite des Wandels. Die Investition von Zeit und Energie, um die Personalseite Ihrer organisatorischen Bemühungen zu verwalten, zahlt sich letztendlich im Hinblick auf den Erfolg Ihrer Bemühungen aus und vermeidet die zahlreichen Kosten, die schlecht gemanagte Veränderungen verursachen.

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