Was macht eine echte Full Service Agentur aus und was sind die genauen Aufgaben? Hierzu empfehlen wir unseren Blogbeitrag: Full Service Event Agentur Berlin zu lesen.

Um in einem Meer von hybriden und virtuellen Veranstaltungen herauszustechen, muss man die richtigen Pläne, die richtige Ausrüstung und die richtigen Fähigkeiten haben, um erfolgreich zu sein. Für Eventplaner und Veranstaltungsorte bedeutet das, das Beste aus dem zu machen, was man jetzt hat, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren. Die Kunden von heute suchen nach Effizienz, Bequemlichkeit und kennen sich in der Regel nicht so gut mit der Koordination einer Veranstaltung aus, so dass sie sich an eine Full Service Agentur wenden, um die Last durch eine sorgfältige, akribische Planung zu erleichtern.

Hybride Veranstaltungen sind die Zukunft

Laut dem AMEX 2021 Global Meetings and Events Forecast sind hybride Veranstaltungen “jetzt zwangsläufig an der Spitze des Meeting-Designs.” Denken Sie daran, dass Ihr Endziel immer noch wichtig ist. Auch wenn hybride Events eine spannende Möglichkeit darstellen, wieder zu persönlichen Meetings zurückzukehren, ist nicht jeder Eventtyp für jedes Veranstaltungsziel geeignet. Fünfunddreißig Prozent der virtuellen und hybriden Veranstaltungen würden die Dienste einer Full-Service-Agentur benötigen. Wenn also Moderationstraining, vorproduzierter digitaler Content und Videobearbeitung nach der Veranstaltung nicht zum bestehenden Skillset Ihres Teams gehören, sollten Sie sich diese Zeit nehmen, um sie zu erlernen. Arbeiten Sie mit Planern zusammen, die Erfahrung in diesem Bereich haben und eine hybride Event-Marketing-Strategie für Ihre Marke entwickeln können. Richten Sie außerdem virtuelle Studioräume für selbstproduzierte Videos und Live-Streaming ein, um neue Kunden zu gewinnen.

Die Durchführung virtueller Meetings ist wichtiger denn je

Die größte Herausforderung für virtuelle Meetings und die Erfahrung der Teilnehmer ist das mangelnde Wissen des Gastgebers, wie man diese durchführt. Bei vierzig Prozent aller virtuellen Meetings kommt es deshalb zu technischen Störungen und Ermüdung der Teilnehmer. Neben der Internetgeschwindigkeit sollte auch die Produktionsqualität einschließlich Kameraqualität, Ton und Beleuchtung berücksichtigt werden. Machen Sie sich bewusst, dass die Durchführung eines virtuellen Meetings eine Kunstform ist. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ausrüstung immer im Voraus testen und buchen Sie einen Meeting-Moderator mit viel Charisma und Energie. Bringen Sie den Gastgebern bei, wie sie die gewählte Technologie nutzen können. Und stellen Sie sicher, dass Sie im Laufe des Meetings zwei oder drei Aktivitäten durchführen, die das Engagement der Teilnehmer fördern, wie z. B. Umfragen und Frage-Antwort-Runden.

Bildung wird zunehmend eine hohe Priorität haben

Die Planung einer Veranstaltung beinhaltet viele Aspekte, die gemanagt und ausbalanciert werden müssen, um erfolgreich zu sein. Im Zeitalter von Do-it-yourself-Blogs, YouTube-Videos, Online-Kursen, eBooks, informationsbasierten Marketinginhalten und TikTok-Tutorials ist es keine Überraschung, dass das Publikum auch bei virtuellen Veranstaltungen nach Bildungsinhalten verlangt. Da virtuelle Versionen von Konferenzen und Messen auch im neuen Jahr stattfinden, wird erwartet, dass die Nachfrage nach Zertifizierungskursen und Workshops zur Kompetenzerweiterung anhalten wird. Definieren Sie, was “hochwertiger Inhalt” für Ihr Publikum bedeutet. Konzentrieren Sie sich auf die Ziele, die für Ihr Publikum jetzt oder in naher Zukunft am wichtigsten sind. Holen Sie Referenten ins Boot, die diese Ziele bereits erreicht haben, oder stellen Sie Materialien zur Verfügung, die den Teilnehmern alle Werkzeuge an die Hand geben, die sie zum Erfolg brauchen. Digitale Inhalte wie eBooks, Livestream-Podcasts und Videos eignen sich hervorragend für den Aufbau von Listen. Letztendlich sind wir alle in der Veranstaltungsbranche aus einem Grund tätig: um die Bedürfnisse unserer Kunden zu erfüllen und ihnen das ultimative Erlebnis zu bieten. Wenn Sie in der Lage sind, mehr zu liefern, als Sie derzeit anbieten, ist es vielleicht an der Zeit, Ihre Prozesse zu überdenken, um festzustellen, wie Sie das Kundenerlebnis wirklich verbessern können.

Mit Lead Generierung zu steigenden Umsätzen

Wenn potenzielle Kunden in der Anfangsphase der Planung einer Veranstaltung sind, halten sie wahrscheinlich Ausschau auf Websites und Social-Media-Profilen von potenziellen Veranstaltungsorten und Anbietern, um jemanden zu finden, der zu ihnen passt. Natürlich ist die Online-Präsenz eines Unternehmens nicht alles, aber sie ist wichtig. Die Angabe, dass Ihre Räumlichkeiten einen Full-Service bieten, wertet Ihre Marke auf und hebt Ihr Unternehmen gleichzeitig von der Konkurrenz ab. Schlicht und einfach: Event-Kunden wollen Einfachheit. Sie wissen, dass sie sich auf eine hektische Reise begeben werden, daher seien Sie offen über die Dienstleistungen, die Sie anbieten, und darüber, wie Ihr Planungsprozess funktioniert, und betonen Sie die Bemühungen, die Sie unternehmen, um die Erfahrung so einfach und angenehm wie möglich zu machen. Wenn Sie Ihren Kunden einen umfassenden Service bieten können, werden diese beginnen, Sie als ihre erste Anlaufstelle für Fragen und Ratschläge zu betrachten. Sie werden erkennen, dass Sie nicht nur über Ihren Veranstaltungsort, sondern auch über die Branche im Allgemeinen sehr gut Bescheid wissen. Dies kann zu Ihrem Vorteil genutzt werden, da Sie potenzielle Herausforderungen bereits in einem frühen Stadium des Prozesses ausschließen und bessere Lösungen im Vorfeld anbieten können. Indem Sie Ihren Kunden versichern, dass ihnen ein Großteil der Arbeit abgenommen wird, werden sie den Wert Ihres Full-Service-Agentur verstehen und viel eher bereit sein, den Vertrag abzuschließen.

Ein gut geknüpftes Netzwerk ist Gold wert

Die Bereitstellung einer Liste bevorzugter Lieferanten ist ein großartiger Start in die     Kundenbeziehung, da sie zeigt, dass Sie ihre Zeit schätzen. Die Suche nach Anbietern ist für viele Kunden eine der zeitaufwändigsten und schwierigsten Phasen, daher kann es wirklich helfen, die Last der Planung zu erleichtern. Die Buchung eines Veranstaltungsortes erfordert Vertrauen, und dieses Vertrauen spricht Bände, wenn Sie einige Anbieter vorschlagen können, die sie nutzen können. Da der Veranstaltungsort in der Regel das erste ist, was bei der Planung einer Veranstaltung gebucht wird, können Sie ihnen wirklich Wochen, ja sogar Monate, an wertvoller Zeit ersparen. Wie Sie sicherlich wissen, zählt jede Sekunde, wenn ein Veranstaltungstag ansteht. Es ist kein Geheimnis, dass die Beziehungen zu den Anbietern die Grundlage für ein nachhaltiges Event-Geschäft sind, daher ist dies eine ausgezeichnete Gelegenheit, die Anbieter, mit denen Sie gerne zusammenarbeiten, zu fördern und die Liebe zu verbreiten. Ihre kreativen Partner werden diese Geste sehr zu schätzen wissen und sich wahrscheinlich mit neuen Empfehlungen revanchieren. Unabhängig davon, ob Sie eine Full Service Agentur für gesellschaftliche Veranstaltungen, geschäftliche Veranstaltungen oder eine Kombination aus beidem gründen, sollten Sie wissen, wie Sie Ihre Dienstleistungen in Rechnung stellen können. Mehrere Faktoren fließen in die Bestimmung Ihres Tarifs ein, darunter Veranstaltungsplanung und Betriebskosten, Gehälter und Gewinne. Die Preise variieren je nachdem, wo Sie Ihr Geschäft betreiben, welche Art von Projekten Sie übernehmen und was der Markt zu zahlen bereit ist.

Es sind noch Fragen offen? Sie benötigen eine Full Service Eventagentur oder eine begleitende Beratung zu Ihrem nächsten Event? Sehr gern! Wir sind Ihre Eventmanagement Agentur und stehen für innovative neue Technologien, klare Kommunikation und zuverlässige, passgenaue Umsetzung. Wir sind Klar und Wertvoll und wir bringen uns gern mit ein und freuen uns auf jede neue Herausforderung. Testen Sie unser Know-How. Wir sind per Mail und Telefon, via LinkedIn, Xing, Instagram oder Facebook für Sie erreichbar.

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