Das Jahr 2020 hat uns viele Veränderungen gebracht. Jede Full Service Eventagentur hat sich mehr mit digitalen und hybriden Eventformaten beschäftigen müssen. Innerhalb kurzer Zeit wurden lang im Voraus geplante Veranstaltungen verschoben oder abgesagt. Da virtuelle Veranstaltungen mittlerweile Normalität sind, mussten wir lernen, effektive Programme zu erstellen. Wir haben auf diesem Weg festgestellt, dass es viele positive Aspekte bei virtuellen Veranstaltungen gibt. Dennoch sind Live Events auch in Zukunft nicht wegzudenken. Die Zukunft wird den Veranstaltungsagenturen eine größere Bandbreite an Eventvarianten bringen. 

Ihnen sind Hybrid Events noch nicht ganz geheuer? Wir nehmen Ihnen gern die Angst vor der noch etwas fremd erscheinenden Eventart. Hybride Events sind oft einfacher zu veranstalten als Sie vielleicht denken. Sie benötigen keine High-End-Technologie wie Virtual Reality – oder Augmented Reality Brillen, Hologrammdarstellungen oder etwas Ähnliches. Sie können ein hochwertiges Hybrid-Event mit zugänglicher Technologie durchführen, die keine jahrelange Erfahrung und Expertise erfordert. Allerdings sollten Sie nicht den Unterschied zu den reinen Live-Events unterschätzen und die Planung anders angehen.

Was sind hybride Events?

Eine hybride Veranstaltung besteht aus je einem Live- und virtuellen Teil, d.h. Sie können von überall aus an dem Event teilnehmen. 

Was ein hybrides Event nicht ist!

Um deutlich zu machen, was ein Hybrid Event ist und wie Sie es optimal angehen, sollten wir auch darüber sprechen, was eine hybride Veranstaltung nicht ist. Verwechseln Sie Hybrid Events nicht mit dem reinen Streaming eines Seminars oder einer Konferenz mit Ihrem Handy oder einem teilbaren Video on Demand (VOD) nach der Veranstaltung. Wenn Sie mehr zu Trennschärfe zwischen Hybriden Events, Streaming, Live-Events und dem Vorgehen mit Hilfe einer Regie erfahren wollen, empfehlen wir diesen Beitrag:

https://klarundwertvoll.de/der-aufstieg-des-hybrid-events-geht-2021-weiter/

Wie sehen hybride Events aus?

In Abhängigkeit von Publikum und Format gibt es viele Formen von Hybrid Events. Dabei steht für beide Zielgruppen die Audience Journey im Vordergrund, für Live- und Online Publikum. Besonders wichtig ist es für den Endkunden oder die Eventagentur, aber vor allem für das Online Publikum, dass die Inhalte eine extreme Anziehungskraft ausüben sollten. Der beste Weg, Ihre Inhalte ansprechend zu präsentieren, ist eine gekonnte und auf alle Zielgruppen abgestimmte Übertragung Ihrer Veranstaltung.

Bei einer Übertragung werden zusätzlich folgende Elemente hinzugefügt.

→ verschiedene Kamerawinkel für mehr Dynamik 

→ ein virtuelles Studio für die Moderation der Redner

→ direkte Ansprache der Online-Teilnehmer

→  ein Moderator, der die Emotionen und die Energie hochhält

→ virtuelle Plattform/ Veranstaltungsort

Was Ihre Teilnehmer tun wollen, ist:

→ ansprechende Inhalte sehen

→ Neues erfahren 

→  Netzwerk erweitern

→  neue Kontakte knüpfen.

3D-Renderings Ihrer Veranstaltung sind nicht notwendig, um diese Ziele zu erreichen.

Sie sollten nicht eine unnötige Ebene der Komplexität hinzufügen, da weniger technisch versierte Teilnehmer das Interesse verlieren könnten.

Wichtig ist, das Ihre Event-Plattform sich auf Einfachheit und eine außergewöhnliche Benutzerplattform konzentriert, sodass es spielend einfach für die Teilnehmer ist und Sie das Hybrid Event genießen können

Wann Sie Hybrid Events durchführen sollten

Die erste Frage die sie sich stellen sollten, ist: Wollen sie wirklich eine virtuelle Komponente mit in Ihre Veranstaltung einbauen?

Im folgenden sehen Sie Beispiele für mögliche Hybrid Events.

→ Messen

→ Konferenzen

→ Vertriebsauftakt-Veranstaltungen

Einen weiteren positiven Aspekt bieten Hybrid Veranstaltungen für Leute die am Live-Event teilnehmen würden, aber dies nicht können. 

→ Der Teilnehmer kann aus gesundheitlichen Gründen nicht teilnehmen 

→ aus sicherheitstechnischen Gründen 

→ hohe Reisekosten verhindern eine Teilnahme

→ Begrenzung der Teilnehmerzahlen

Eine Umfrage zur Beliebtheit einer virtuellen Veranstaltung im Vorfeld kann Klarheit über die Durchführung einer solcher Veranstaltung schaffen.

Virtuelle Events

Gründe für eine virtuelle Veranstaltung können z.B. ein kleines Budget, Veranstaltung vor Ort nicht möglich, Informationen können effektiver per Video übermittelt werden, kein Bedarf an persönlicher Teilnahme oder ähnlichem sein.

Hier sind einige Beispiele für mögliche effektive und virtuelle Veranstaltungen:

→ Webinare

→ Häufige Team-Meetings

→ Kundenerfolgsgruppen

→ Studiengruppen

→ Gremien für Führungskräfte

Live Events

Ein Grund für ein Live Event kann z.B. sein, Inhalte lassen sich virtuell nicht gut übermitteln. 

Hier sind einige Beispiele für Live Veranstaltungen:

→ Kleine Kunden-Mittagessen

→ Team-Bonding-Ausflüge

→ Preisverleihungen

Arten von hybriden Events

Zunächst werden wir uns mit den Unterschieden zwischen internen und externen hybriden Ereignissen und einigen der gängigsten Beispiele für beide Arten beschäftigen.

Interne Hybrid Veranstaltungen

Interne Hybrid Veranstaltungen werden vorrangig für die Stakeholder Ihres Unternehmens durchgeführt… Mitarbeiter, Führungskräfte, Personal usw. Da es für viele Unternehmen unmöglich ist alle ihre Mitarbeiter in einem Raum zu versammeln sind Interne Hybrid Events eine optimale Lösung. Wählen sie als Veranstaltungsort den Hauptsitz Ihres Unternehmens und streamen Sie per LiveStream ihr Event. 

Hier sind einige Beispiele für Interne Hybrid Events:

→ Vertriebs-Kickoffs

→ Globale Rathäuser

→ Größere Team-Meetings

→ Firmen Geist-Wochen

Externe Hybrid Veranstaltungen

Externe Hybrid Veranstaltungen werden für Kunden, Interessenten, Klienten abgehalten. Ein weiterer positiver Aspekt ist, wenn sie Ihre externe Live Veranstaltung in eine hybride Veranstaltung ändern können, können sie ein größeres Publikum unterhalten, sowie Ihren ökologischen Fußabdruck verringern. Digital dargestellte, aber auch hybride Eventformate bündeln weniger Ressourcen als die rein analoge Live-Event Variante. Weniger Reisende, weniger Druckmaterial, weniger Abfall, weniger Reinigung der Location. Ihr Event wird somit ökologischer und ökonomischer. Der einzige zu beachtende Punkt könnte der Stromverbrauch und der Art des zu beziehenden Stroms sein.

Hier sind einige Beispiele für Externe Hybrid Veranstaltungen:

→ Konferenzen und Messen

→ Kundenkonferenzen

→ Produktvorführungen

Kernelemente, Ziele und Vorteile von Hybrid-Events

Es ist sehr wichtig, dass sie Ihre Ziele der Hybrid Veranstaltung genau definieren und alle Werkzeuge sammeln, die sie benötigen, um Ihr Ziel bestmöglich zu erreichen.

Schlüsselelemente von Hybrid-Events

Um eine erfolgreiche Hybrid Veranstaltung zu veranstalten, benötigt es mehr als nur Streaming Anbieter. Eine erfolgreiche Hybrid Veranstaltung erfordert die gleichen Elemente und Funktionen wie eine vor Ort Veranstaltung. Diese beiden Sachen gepaart werden dein Hybrid Event zu einem Erfolg machen.

Fesselnder Inhalt

Ein wohl noch viel wichtigerer Punkt sind spannende/ fesselnde Inhalten zu kreieren. Sie sollten auch Sicherstellen dass der Redner beide Zielgruppen während der gesamten Veranstaltung mit einbindet.

Vermarktung

Durch eine Hybrid Veranstaltung können sie mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltung gewinnen, weshalb das Marketing ihrer Veranstaltung wichtiger denn je wird. Dazu erstellen Sie eine schöne Veranstaltungswebsite, auf der die Teilnehmer alle Programminformationen finden. Senden Sie E-Mails an potentielle Teilnehmer..

Registrierung

Der Registrierungsprozess für eine Hybrid Veranstaltung sollte so einfach wie möglich gestaltet werden. Erstellen Sie dafür eine gebrandete Website zur Registrierung mit Farben Ihrer Firma/ Organisation und allen wichtigen Informationen, damit potentielle Teilnehmer alle Details zu Ihrem Programm leicht finden können. Erstellen sie weiterhin Registrierungspfade für Ihre virtuellen und perönlichen Teilnehmer.

Terminplanung

Wenn einige Ihrer Teilnehmer virtuell teilnehmen und andere persönlich, ist es schwieriger, Termine zu planen. Sie können ein Terminplanungs-Tool verwenden, um Zeiten in den Kalendern Ihrer Teilnehmer zu blockieren, die für das Networking reserviert sind. Sie können direkt über das Tool kommunizieren und Zeiten für Treffen vereinbaren. Auf diese Weise können virtuelle und persönliche Teilnehmer die Verfügbarkeiten in den Kalendern der jeweils anderen sehen und effizient netzwerken.

Ziele für hybride Veranstaltungen

Prinzipiell haben alle Veranstaltungen ein individuelles Ziel und Hybrid Veranstaltungen vereint meist das übergreifende Ziel so viele Teilnehmer wie möglich in die Veranstaltung einzubinden. Der Vorteil von Hybrid Veranstaltung ist, die persönliche Interaktion zu ermöglichen, aber auch Teilnehmer die nicht vor Ort sein können die Erfahrungen/ Benefits einer Veranstaltung erleben zu können. Das Ziel ist immer beiden Teilnehmergruppen das volle Erlebnis zu bieten. 

Ein Hybrid Event bedeutet erhöhte Reichweite & Anwesenheit

Mit dem Einsatz von Hybrid Veranstaltungen ist es Ihnen möglich eine Größere Reichweite zu erzielen. Eine Studie hat ergeben, dass fast 98 % der Teilnehmer einer hybriden Veranstaltung nicht vorhatten, an einer Live-Veranstaltung teilzunehmen. Das bedeutet, dass Sie mit Ihrer Veranstaltung ein neues Publikum erreichen können, das entweder kein Interesse daran hat, an Ihrer Live-Veranstaltung teilzunehmen, oder sich über die Vorteile nicht im Klaren ist.

Dies trägt dazu bei, die Teilnahme an zukünftigen Veranstaltungen zu erhöhen, da potenzielle Teilnehmer Ihre Veranstaltung “ausprobieren” können. 23% der Veranstalter, die eine Hybrid-Veranstaltung durchgeführt haben, egal ob Eventagentur oder Ednkunde, gaben an, dass mehr Teilnehmer an zukünftigen Veranstaltungen teilnahmen, und 65% sagten, dass sie keine Veränderung bei den Live-Teilnehmern feststellen konnten.

Ein weiterer Vorteil von Hybrid Veranstaltungen ist, das die Eintrittsbarriere für potenzielle Teilnehmer gesenkt wird. Es werden mehr Teilnehmer mal “hereinschauen”, die sonst nicht teilgenommen hätten, da sie jederzeit sehr einfach selbst darüber bestimmen können, das Event zu verlassen. Somit erhöhen sie Ihre Reichweite, da Ihre Veranstaltung auch von “remote” Teilnehmern wahrgenommen werden kann. Allerdings bedeutet das ebenso, dass Sie mehr um die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer kämpfen müssen. Ein Live-Stream von einem unveränderten analogen Format wird hier nicht funktionieren. Alle Teilnehmer sind gleichwertig und wollen interaktiv mit einbezogen werden.

Höhere Interaktion mit Ihrem Publikum

Wenn sie zu Ihrem Live Event ein virtuelles Element hinzufügen, bietet Ihnen das viel mehr Möglichkeiten, Ihr Publikum mit einzubinden, sowohl während als auch nach der Veranstaltung. Das liegt daran, dass Ihr virtuelles Publikum von seinen mobilen Geräten oder Desktop-Computern aus aktiv teilnimmt, d. h. es kann sich unterhalten, teilen, mögen, kommentieren und vieles mehr. Sie können zum Beispiel Umfragen während der Sitzungen veranstalten, die sowohl das Live- als auch das Online-Publikum einbeziehen.

Oder Sie können eine Fragerunde mit einem Redner live durchführen und ihn dann zu einer Fragerunde mit Ihrem Online-Publikum einladen, üblicherweise in einem Studio, dass Ihre Live-Veranstaltung online überträgt.

Sie können sogar dafür sorgen, dass sich Live- und virtuelle Teilnehmer untereinander vernetzen. Sie können einen Bereich für persönliche Treffen reservieren und einen zweiten Bereich für virtuelle Treffen einrichten, die von einer Event-Matchmaking-Software geplant werden

Hybrid Events: Mehr Möglichkeiten für Sponsoren – Eine Chance für Eventagenturen

72% der Unternehmenssponsoren sind an der Teilnahme an einem Hybrid-Event interessiert, solange sie beide Zielgruppen effektiv erreichen können. Das liegt daran, dass hybride Veranstaltungen aus verschieden Gründen unglaublich wertvoll für Sponsoren sind. Hier ergibt sich auch für Full Service Eventagenturen eine neue Ebene der Vermarktung. Ob dein Event in Berlin, London oder Wolfsburg stattfindet, du kannst deine Eventteilnehmer gemeinsam sehr einfach für einen potentiellen Sponsor zugänglich machen.

Der erste Grund ist die größere Reichweite. 

Grund zwei sind die erhöhten Möglichkeiten für Sponsoring durch verschiedene Einbindungsmöglichkeiten bei niedrigeren Kosten. 

Neben Live Material können z.B. Livestreams und Event Apps gesponsert werden.

Ein dritter Grund ist die Zunahme von berichtspflichtigen Metriken. 

72 % der Sponsoren verlagern ihre Budgets und kürzen sie nicht während der COVID-Krise, was bedeutet, dass sie nach neuen Möglichkeiten suchen. Und da sich diese Budgets auf zunehmend digitale Bereiche verlagern, benötigen sie die Daten, um ihre Ausgaben zu rechtfertigen. Ein hybrides Event kann über viele relevante Metriken berichten und so sicherstellen, dass Ihre Sponsoren sehen, dass sie ihr Geld gut ausgegeben haben.

Reduzierte Reisekosten

Durch Hybrid Events werden Reisekosten für Teilnehmer als auch für Sponsoren und deren Mitarbeiter gesenkt. Auch die Arbeit von zu Hause aus im remote Modus reduziert Kosten. Ebenso können Ihre Sponsoren Reisekosten sparen, indem sie weniger Vertreter zu Ihrer Veranstaltung schicken. Und wenn Sie virtuelle Patenschaften in Ihren Prospekt aufnehmen, können sie zu 100 % online teilnehmen und trotzdem einen Mehrwert generieren. Wenn die Budgets knapp sind, eignen sich hybride Veranstaltungen hervorragend, um die Lücke zwischen Kosten und Ergebnissen zu schließen – für Teilnehmer und Sponsoren gleichermaßen.

Füttern Sie Ihre Marketing-Pipeline für das ganze Jahr

Sie können zum Beispiel den gesamten Livestream (oder bestimmte Teile davon) teilen, um Ihre zukünftige Veranstaltung zu bewerben. Das Teilen Ihres Livestreams gewährleistet auch eine konstante Sichtbarkeit für Sponsoren, die Teil des Streams sind. Sie können außerdem aus den entstehenden Inhalten zukünftige Marketing Kampagnen ableiten oder hervorragende Ideen für neue Inhalte finden, indem Sie ein Event Networking Tool nutzen. Schauen Sie sich nach dem Event die Matching Daten an und finden Sie die Interessen Ihrer Teilnehmer heraus. Weiterhin ist das Event Networking Tool hilfreich indem sie Fragen analysieren können, die in den verschiedenen Sitzungen gestellt wurden. Daraus können sie Material zusammenstellen, was die Fragen Ihres Publikums beantwortet.

Verbesserte Investitionsrendite (RIO)

Hybrid-Events bieten jedoch eine höhere Kapitalrendite, vor allem aufgrund der größeren Reichweite und der Skalierbarkeit. Da Sie durch Ihre hybriden Veranstaltungen mehr Teilnehmer erreichen, kann sich das in mehr Ansichten für Sponsoren und mehr Anmeldungen nach der Veranstaltung niederschlagen. Sie erhalten weiterhin eine Vielzahl von Daten, die eine genaue Berichterstattung über Ihre Leistungen ermöglichen. Was die Skalierbarkeit betrifft, so muss die Technologie in der Regel einmal eingerichtet werden, und dann ist es einfach, diesen Prozess bei allen Ihren Veranstaltungen zu wiederholen. Eine virtuelle Veranstaltungsplattform erfordert keine Mitarbeiter für den Auf- und Abbau.

Außerdem besteht die Möglichkeit, Ihr Live-Event zu verkleinern und gleichzeitig Ihre Online-Präsenz zu vergrößern. So können Sie die Kosten vor Ort reduzieren und trotzdem ein großes Publikum erreichen, was Ihre Gewinnspanne steigert

Wertvolle Daten

Ein großer Vorteil von Hybrid Veranstaltungen liegt darin, das Sie die Daten auswerten und daraus große Erkenntnisse gewinnen können. Durch die Matching Daten erhalten sie wichtige Informationen über die Interessen Ihrer Teilnehmer, die Ihnen helfen können zukünftige Inhalte zu verbessern. Weiterhin erhalten die Sponsoren wichtige Informationen über Besucherzahlen am Stand und das Engagement der Teilnehmer. Aus diesen Daten können sie nun einen positiven Return on Investment nachweisen. 

Aufgrund des Online-Charakters von Hybrid-Events, erhalten Sie viele nachvollziehbare Metriken, die Ihnen helfen, mehr über Ihre Veranstaltung zu erfahren und sie in Zukunft zu verbessern – Metriken, die Sie offline einfach nicht messen können. Eine hybride Event-Plattform ist unerlässlich, um diese Art von Erkenntnissen zu gewinnen.

Größere Flexibilität

Die Ereignisse der letzten Zeit zeigen deutlich wie schnell der globale Reiseverkehr zusammenbrechen kann, als Beispiel sei der Ausbruch des Eyjafjallajökull in Island im Jahr 2010, von dem fast 10 Millionen Reisende betroffen waren und natürlich aktuell die COVID-19 Krise. Ohne eine hybride Veranstaltungsplattform, auf die Sie zurückgreifen können, würde Ihre Veranstaltung einfach nicht stattfinden und Ihre Teilnehmer würden etwas anderes finden, um die Zeit zu füllen. Das könnte eine Veranstaltung der Konkurrenz bedeuten. Somit kann eine Live Veranstaltung mit einer digitalen Plattform als Backup gesichert werden. Vor allem, wenn die Technologie so zugänglich und weit verbreitet ist. Die Infrastruktur und die Investitionen in hybride Veranstaltungen stellen außerdem sicher, dass Sie auf virtuelle Veranstaltungen gut vorbereitet sind, was bedeutet, dass Sie nicht aufgeschmissen sind, wenn sich externe Kräfte zusammenschließen und Ihre Veranstaltung bedrohen oder absagen.

Auch wenn Sie noch nie eine Hybrid-Veranstaltung durchgeführt haben, sollten Sie sich nicht davon abhalten lassen, es zu versuchen. Der Zeitpunkt ist perfekt, und die Technologie ist zugänglicher denn je.

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