Das Format Messe ist ein wichtiger und vor allem einprägsamer Baustein der Imagebildung. Unternehmen haben die Möglichkeit sich von ihrer Besten und interessantesten Seite zu präsentieren. Es finden zahlreiche Konferenzen statt, in denen die spannendsten und aktuellsten Ideen und Produkte vorgestellt werden.Die sowohl vielversprechend als auch innovativ sind.Um eine effektive und erfolgreiche Kommunikation vor, während und nach der Messe zu gewährleisten, bedarf es nicht nur an Zeit, sondern auch einer intensiven Planung. Das Erlebnis einer Messe in seiner ganzen Vielfalt soll inspirierend auf Besucher und andere Aussteller wirken. Die eigentliche Auseinandersetzung mit der Thematik findet oft erst nach der Veranstaltung statt.Wie man trotzdem einen bleibenden Eindruck hinterlässt, der auch nach Monaten nicht in Vergessenheit gerät, verraten wir in den folgenden Abschnitten.
1. Eine Messe sollte nachhaltig geplant werden
Die Weichen für eine nachhaltige Wirkung und Erinnerung werden bereits im Vorfeld gestellt.
Um für eine rege Teilnahme an Fachmessen zu sorgen, gilt es, die Kommunikation bereits parallel zur Planung der Messe zu starten. Eine Pressemitteilung ist dafür besonders gut geeignet. Diese sollte circa drei Monate vor der eigentlichen Messe erscheinen. Bei lokalen und regionalen Redaktionen empfiehlt es sich, dass diese etwa drei Wochen vor der Eröffnung der Messe eingeladen werden.Die Journalisten werden über die Präsenz der Messe vorab informiert und das, was das jeweilige Unternehmen dort zu bieten hat. Exklusivität beim Eventmarketing ist hierbei das Schlüsselwort.Eine offizielle Einladung der Redaktionen zur Veranstaltung mit anschließender Presse-Konferenz sorgt für zusätzliche Besucher, die über das aktuelle Live-Geschehen posten und twittern können.Allerdings sollten bei der Öffentlichkeitsarbeit nicht nur die Pressemedien eingeladen werden, sondern auch Kunden, die direkt am Messeort oder in dessen Nähe leben. Dies gilt auch für Lieferanten und Geschäftspartner.
2. Veranstaltungsnewsletter vor und nach der Messe
Veranstaltungsdetails, wie Datum, Themenschwerpunkte von Konferenzen und Diskussionen, Aussteller, Event-Highlights und Speaker-Informationen müssen bekannt gegeben werden. Interessenten müssen vorab erkennen, warum sich die Teilnahme an einer themenspezifischen Konferenz für sie lohnt. Ob zur Stärkung der Kundenbindung oder das Eingehen einer Kooperation mit neuen Geschäftspartnern für ein gemeinsames B2B Event. Ein Newsletter ist ein solides Format, um noch einmal nachzufassen und sich als Unternehmen in Erinnerung zu rufen.
3. Veranstaltungsübersicht von Konferenzen während der Messe
Während einer Messe finden viele Podiumsdiskussionen und Konferenzen mit thematischen Schwerpunkten statt. Je nach Größe der Veranstaltung ist eine gute Lage Planung entscheidend für den Erfolg. Es gilt den Besuch einer Messe so einfach wie möglich zu gestalten. Die Besucher erinnern sich rückblickend immer zuerst an die Hürden, die sie bewältigen mussten, um in den Veranstaltungsbereich und zu den jeweiligen Konferenzen zu gelangen. Ein zuvor versandter Lageplan kann Abhilfe bei der Organisation leisten. Eine eigens kreierte App, ist das Beste Eventmarketing Instrument für jedwede Veranstaltung. Der Besucher ist stets up to Date was plötzliche Änderungen im Veranstaltungsablauf betrifft und kann sich flexibel zwischen den verschiedenen Konferenzen bewegen. Eine programmierte Route erleichtert das Auffinden der Vortragsräume und anschließenden Podiumsdiskussionen.Ideal um vor dem eigentlichen Besuch der Messe seinen Besuchstag komplett zu organisieren. Von der Anfahrt bis hin zur Networking Aftershow.
4. Eigene Website informiert über das Geschehen auf der Messe
Für alle, die sich keinen weiteren Newsletter in ihrem Posteingang wünschen ist eine offizielle Website zur bevorstehenden Messe die optimale Adresse.Sämtliche Informationen und Eckdaten rund um die Messe sind einfach einzusehen.Die Seite klärt den User über aktuelle Entwicklungen auf und gibt Auskunft darüber, welche Themengebiete die Speaker auf den Konferenzen ausführlich behandeln werden und welche Timeslots dafür vorgesehen sind.Darüber hinaus, kann eine geplante Social Media Kampagne mit gesponserten Posts mit der Veranstaltungswebsite verknüpft werden. Dadurch wird die Messe und auch geplante B2B Events außerhalb der zu erreichenden Zielgruppe verbreitet und sorgen für mehr Aufmerksamkeit.
5. Live-Kommunikation durch offiziellen Hashtag während einer Konferenz
Auf einer Messe ist viel Bewegung, täglich wird neuer Diskussionsstoff von den parallel stattfindenden Konferenzen und anschließenden Diskussionsrunden geliefert.Für diejenigen die terminlich verhindert sind, jedoch gerne das aktuelle Tagesgeschehen verfolgen, um sich selbst ein Bild über die Entwicklung der Veranstaltung zu machen, eignen sich offizielle Hashtags passend zum Themengebiet der aktuellen Konferenz.
Die vor Ort Besucher nutzen den Hashtag als Live-Kommunikationstool.So können ihre Follower ebenfalls an den Konferenzen, TED Talk´s oder an eindrucksvollen Live Act´s teilnehmen. Auf diese weise kann der Hastag auch über den Veranstaltungszeitraum hinaus Wellen schlagen und für weitere Aufmerksamkeit sorgen.
6. Kundenerlebnis auf der Messe intensivieren
Auf einer Messe muss man auf alle Arten von Besuchern vorbereitet sein.Daher sollte ein bleibender Sinneseindruck über, visuelle, haptische und auch akustische Erlebnisse für den Besucher und potenzielle Kooperationspartner geschaffen werden. Eine Messeveranstaltung bietet für Aussteller die ideale Gelegenheit sich ungefiltertes Feedback von allen Besucher Kategorien einzuholen. Um die Erfahrung für längere Zeit beizubehalten, empfiehlt es sich stets den Interessenten ein Give away mit auf dem Heimweg zu geben. Auf diese weise, kann der Besucher anderen von seinem Erlebnis auf der Messe berichten und ihnen zur Untermauerung etwas mit an die Hand geben.Die Markenbekanntheit wird erhöht, obwohl die Messe schon einige Monate zurückliegt.
7. Nachbereitung der Messe
Die Nachbereitung einer Messe ist genauso hoch zu priorisieren wie die Vorbereitung.
Nach Ende einer Messe rückt schnell der Büroalltag wieder in den Fokus. Alles, was während des Messebesuchs liegen geblieben ist, muss nun schleunigst nachgeholt werden.
Dabei gerät die Nachbereitung der Messe oft in Vergessenheit. Jetzt beginnt jedoch die nächste heiße Phase. Es ist der ideale Zeitpunkt, um die Medien und Ansprechpartner auf den gesammelten Visitenkarten zu kontaktieren. Mit einem Reminder per E- Mail, erhalten die anwesenden Journalisten noch einmal die wichtigsten Fakten rund um das Messegeschehen und werden dazu angehalten diese in ihren Berichten mit einfließen zu lassen.
Alle Redaktionen, die es nicht einrichten konnten an der Messe teilzunehmen, können in Form eines Nachberichts zu einer Veröffentlichung animiert werden. Ein weiterer wesentlicher Gesichtspunkt der Nachbereitung bekleidet die „Costumer Journey“.Es werden telefonisch potenzielle Neukunden kontaktiert, um das Unternehmen ins Gedächtnis zu rufen, dass sie bei der Messe kennengelernt haben. Daraus kann sich eine neue geschäftliche Partnerschaft entwickeln, daher ist es wichtig, die Visitenkarten während der Nachbereitung zu ordnen, digital zu erfassen und strukturiert zu kategorisieren. Um ganz sicherzugehen, die gesammelten Kontakte bestmöglich zu erreichen, können auch Mailings oder Imagebroschüren per Post versendet werden.
Fazit:
Netzwerkarbeit nach der Messe
Auf einer Messe begegnet man vielen verschiedenen Besucher Kategorien.Ob Käufern, Sponsoren oder Multiplikatoren, die einen dabei unterstützen imagefördernde Kooperationen einzugehen. Der Fokus sollte stets darauf ausgerichtet sein, bleibende Ergebnisse zu erzielen, um die eigene Unternehmensbotschaft bekanntzumachen.
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Autorin: Christin Stoeter
Foto: Meet Germany