Meetingzeit ist auch Lebenszeit

Besprechungen, die über die Woche verteilt mehrere Stunden der eigenen Arbeitszeit in Anspruch nehmen, erfreuen sich weder bei den Angestellten noch in den höheren Positionen großer Beliebtheit. Es behindert nicht nur den gesamten Worklflow des Unternehmens, sondern sorgt zusätzlich für Unmut zwischen den eigenen Reihen im Kollegium. Es ist an der Zeit klare Rahmenbedingungen für ein effektives Meeting einzuführen.

In jedem Unternehmen werden täglich Entscheidungen getroffen, die im besten Fall gewinnbringend ausfallen sollen. Besonders in Start-ups die gerade in den anfänglichen Startlöchern zum weiteren Wachstum stehen gilt es besonders effizient und wertschöpfend zu agieren. Zu diesem Zweck werden gerne Meetings zu jeder Tageszeit einberufen. Es gibt Calls, Briefings, Quartal Sitzungen, Jour fixe in unterschiedlicher Form und Länge. Von Angestellten bis hin zur obersten Führungsspitze ist für jeden das passende Format dabei. Bei einer Umfrage 2018 im Rahmen einer Studie zu Best Agers der Hochschule Augsburg in Kooperation mit der borisgloger consulting GmbH gaben 44,6 Prozent der Befragten an, dass sie 26 bis 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen. Eine Frage stellt sich innerhalb des Meetings besonders oft, allerdings wird sie selten laut hörbar ausgesprochen: “Warum bin ich hier und nicht am Schreibtisch, wenn die Luft brennt”?

Der Unwille ist größer als die Umsatzzahlen

Auf ein bevorstehendes Meeting reagiert selten ein Mitarbeiter positiv. Statt enthusiastisch und pünktlich im Meetingraum Platz zu nehmen wird mit einem unverkennbaren Augenrollen signalisiert, dass man anwesend sein wird. Woher diese Unlust?
Es ist kein Geheimnis, dass die meisten angesetzten Meetings dazu dienen abteilungsübergreifende Gespräche zu führen, weil man an einem gemeinsamen Projekt arbeitet.
Diese Gelegenheit wird gern von einzelnen Teilnehmern genutzt, um lange über ein bestimmtes Thema zu diskutieren, das mit der geplanten Agenda (falls eine vorhanden ist) wenig zu tun hat und daher nicht zielführend ist. Je größer die Teilnehmerzahl, desto weniger wertschöpfend verläuft das Meeting, wenn vorher nicht eindeutig festgelegt wird, wer den Hut in der Besprechung aufhat.

Eine Wertschöpfungskette ist kein neues Accessoire

Manche Kollegen bereiten sich nicht ausreichend auf die angesetzten Themenpunkte vor, lassen einander nicht ausreden oder setzten eine Vertretung rein, weil anderweitige verpflichtende Meetings anstehen. Die Folge davon ist, das keine wertschöpfenden Informationen an die verantwortliche Führungskraft herangetragen werden kann. Wie auch, wenn im Meeting einige Personen sitzen ohne klares Ziel, weil sie nicht richtig instruiert worden sind, welchen Zweck dieses Meeting erfüllen soll. Dies kann auch dazu führen, dass die zuvor festgelegten Zielvorgaben geändert werden. Je nachdem welche Interessen vorherrschend in der entsprechenden Abteilung sind, werden stetig neue Vorgaben ins Spiel gebracht, welche die zuvor priorisierten Themen ablösen oder sogar ersetzen.

Qualitative Ergebnisse im Team erzielen

Das lässt die Frustationskurve im Raum in Sekunden nach oben schnellen. Teamleiter und Head of´s hören nur mit einem halben Ohr zu, weil bei ihnen andere Sachen auf den Schreibtisch brennen. Daher schreiben sie still und heimlich, halb versteckt unter dem Tisch E-Mails, wie früher in der Schule. Dies hat unter anderem zur Folge, dass wichtige Themen nicht die notwendige Beachtung finden oder sogar unausgesprochen bleiben. Dafür werden die Mitarbeiter an anderer Stelle über Sachverhalte informiert, mit denen sie keinerlei Berührungspunkte haben.
Zusätzlich wird die Dauer des Meetings überzogen, sodass die Mitarbeiter gezwungenermaßen gehetzt zum nächsten Termin eilen müssen. Daraus resultiert als Ergebnis, das alle Beteiligten den Raum verlassen, ohne die Bestätigung zu erlangen, dass das Meeting erfolgreich verlief oder sogar zu tatkräftigen Ergebnissen geführt hat.

Der Kreislauf beginnt im Meeting

Eine weitreichende Folge von Meeting-Marathons ist, dass das Unternehmen in zweierlei Hinsicht Geld verliert. Zum einen wird das geplante Projekt gefährdet, weil die Umsetzung aufgrund fehlender Absprachen nicht erfolgreich verlief. Zum anderen verlieren die Mitarbeiter wertvolle Zeit während des Meetings, die in andere Aufgaben investiert werden hätten können. Daraus ergeben sich mehrere Überstunden die der Arbeitgeber bezahlen darf. Um den Kreislauf perfekt zu machen, werden für offene Fragen und noch ausstehende Entscheidungen weitere Meetings für ein und dieselbe Sache anberaumt. Allerdings ist damit zu rechnen, dass nicht dieselben Teilnehmer bei den fortführenden Meetings anwesend sein werden. Daher beginnt der Kreislauf erneut, um alle Teilnehmer auf eine gemeinsame Kommunikationsebene zu heben. Was wiederum die Zielvorgaben erneut ins Wanken bringen kann.

Vier Fragen für ein potenzielles Halleluja im Meetingraum

Jegliche Art von Besprechungen oder Meetings können einen echten Mehrwert sowohl für Mitarbeiter als auch für das Unternehmen bieten. Dafür bedarf es vorab einige Fragen zu klären, um die Meetingzeit zu verkürzen und möglichst effizient zu gestalten:

Welche Ziele werden verfolgt?
Welche Themenpunkte müssen vorbereitet werden?
Wer führt durch das Meeting?
Welche Informationen müssen anschließend nachbereitet werden?


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Autorin: Christin Stoeter
Foto: Pexels

2019-04-26T18:40:57+00:0026. April 2019|Categories: Konferenzen|Tags: , , |