Die Konferenz ist eine Plattform die zum Austausch und Ausbau langfristiger Beziehungen von Gleichgesinnten dient. Doch die Zukunft dieses Formates ist bedroht. Aufgrund des Wettstreits mit konkurrierenden Events sowie die ständige Verfügbarkeit von Inhalten im Internet, muss sich die klassische Konferenz neu erfinden. Moderne Konferenzen haben mittlerweile höhere Anforderungen. Deshalb muss man klare Ziele setzen und vorausschauend denken, um in Zukunft eine wegweisende Konferenz auf die Beine zu stellen.
Wichtig ist dabei, dass man die aktuellen Trends im Auge behält und eine nachhaltige Wettbewerbsstrategie anstrebt.
Authentizität ist der Key zur erfolgreichen Konferenz
Wenn es darum geht sich von der Konkurrenz abzuheben ist Authentizität eine der wichtigsten Komponenten im Konferenzmanagement. Versuchen sie kreativ zu sein, aber bleiben sie dabei sie selbst! Sich von der breiten Masse abzuheben und hervorzustechen schaffen sie nämlich dann am besten, wenn sie sich treu bleiben! Schließlich wollen sie weder Mitläufer sein, noch, dass ihre Konferenz ein gewöhnliches Event “von der Stange” ist.
Stellen sie sich deshalb vor der Konzeption ihrer Konferenz folgende Fragen: Welche Ziele verfolgen sie mit der Konferenz und der Marke? Und noch viel wichtiger: Was sind die Ziele ihrer Teilnehmer?
Ohne Konsistenz keine gelungene Konferenz
Um authentisch zu bleiben, müssen sie zuallererst ihre Zielgruppe verstehen. Jedes kleinste Detail zählt, deshalb ist es umso wichtiger, dass ihr Team es sich zur Aufgabe macht, die “Reise” der Teilnehmer durch die Konferenz von Anfang bis zum Ende nachzubilden. Eine anschließende Bewertung eines Teammitglieds kann helfen das Konzept zu bewerten und gegebenenfalls Anpassungen und Änderungen vorzunehmen, sodass die Erfahrung für ihre Teilnehmer ein Erfolg wird!
Achtung- die Zukunft schläft nicht
Ist es ihnen gelungen eine erfolgreiche Konferenz auf die Beine zu stellen, war dies jedoch noch nicht das Ende ihrer Arbeit. Konferenzteilnehmer erwarten von Jahr zu Jahr mehr. Sie müssen ihr Konferenzmanagement also stetig anpassen. Um im Gedächtnis zu bleiben, sollten sie ein unerwartetes Element beinhalten, womit sie jedes Jahr aufs Neue überraschen.
Konferenzmanagement 2.0
Ihre nächste Herausforderung ist es, die oben getroffenen Erkenntnisse in ein Erlebnis umzuwandeln.
Um ihre Konferenz zur Innovationsplattform zu machen ist es vor allem wichtig, die Balance zwischen Entertainment und Bildung zu finden. Natürlich lassen sich Menschen gerne unterhalten, jedoch sollten sie nicht vergessen, dass die Besucher hier sind um etwas neues zu lernen. Versuchen sie zum Beispiel Unterhaltungsthemen mit Vortragsthemen zu verknüpfen.
With a little help – zur perfekten Konferenz
Die Planung der perfekten Konferenz benötigt erhebliche Ressourcen und ein ausgeklügeltes Projektmanagement. Deshalb sollten sie bereit sein, ausreichend Zeit in die Planung der Konferenz zu stecken und im besten Fall mit Experten zusammenarbeiten. Ganz wichtig ist dass sie dabei bereit sind Kompromisse einzugehen und gegenüber unkonventionellen Ideen stets offen sind.
Mit kleinen Schritten in eine große Zukunft
Natürlich bedarf es einen immensen Aufwand, eine Konferenz zu planen. Doch auch schon kleine, wenig aufwendige Maßnahmen lassen sie große Ziele erreichen. Durch die Zusammenarbeit mit einem Registrierungs- und Ticketingpartners zum Beispiel, lassen sich Tickets individualisieren, sodass sie den Teilnehmer ihrer Konferenz auf emotionaler Ebene erreichen. Auch eine Zielgruppenbestimmung und -segmentierung, das heißt die Aufteilung in kleine Gruppen auf der Konferenz anhand ihrer Interessen oder Herkunft ermöglicht ihnen maßgeschneiderte Werbebotschaften an die Teilnehmer zu senden.
Auch der Einsatz von RFID Technik in Form von Einlassbändchen oder eine mobile Event App kann die Interaktion mit Sponsoren und anderen Partnern deines Events fördern.
Fazit zur Konferenz der Zukunft
Schlussendlich gibt es viele Dinge die Sie beachten müssen, wenn Sie den Wunsch haben eine unvergessliche Konferenz zu planen. Mit den oben genannten Hilfsmitteln ist jedoch der erste Schritt in die richtige Richtung getan, damit Sie ein Erlebnis schaffen, dass sich nicht so einfach replizieren lässt.
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Autorin: Sabrina Spiller
Foto: Pexels